Politique de confidentialité

Les données sont traitées par l'Hôtel École Avenida, 30, rue d'Almeida Léopold, Cocoteraie, près de Pa de Souza, B.P. 2584 Lomé (Togo), joignable à avenidahotel1994@gmail.com. La direction générale est responsable du traitement au sens de la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel.

Nous ne collectons que les données nécessaires à chaque service :

• Pré-inscription et inscription : identité de l'élève (nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe, nationalité), coordonnées, parcours scolaire, filière choisie, coordonnées des parents ou tuteurs et pièces du dossier (acte de naissance, bulletins, photo d'identité, etc.).
• Compte en ligne : adresse e-mail, nom, mot de passe (stocké chiffré, jamais lisible par l'école) ou, en cas de connexion avec Google, le nom, l'adresse e-mail et la photo de profil transmis par Google.
• Scolarité : classe, matricule, notes, présences, absences, retards, permissions et justificatifs, paiements des frais, carte scolaire (photo, matricule, QR code).
• Espaces École et Hôtel : publications, devoirs rendus, messages, notes vocales, images et documents partagés dans les salles de classe ou de service.
• Hôtel : demandes de réservation (nom, coordonnées, dates de séjour, nombre de personnes).
• Personnel : dossier administratif et RH (poste, contrat, CV, pièces justificatives), carte de travail.
• Données techniques : cookies de session indispensables à la connexion. Le site n'utilise ni publicité, ni traceur publicitaire, ni outil de mesure d'audience tiers.

• étudier les candidatures, inscrire les élèves et gérer leur scolarité (cours, devoirs, examens, discipline) ;
• informer les parents du suivi de leur enfant : présences, absences, permissions, paiements et résultats ;
• gérer les frais de scolarité, les paiements et la comptabilité de l'établissement ;
• émettre et vérifier les cartes scolaires et les cartes de travail ;
• traiter les réservations de l'hôtel et les demandes de contact ;
• gérer le personnel et les recrutements ;
• assurer la sécurité du site et des comptes.

Ces traitements reposent sur l'exécution du contrat de scolarité, de séjour ou de travail, sur les obligations légales de l'établissement (scolaires, comptables, sociales), sur l'intérêt légitime de l'école à assurer le suivi et la sécurité des élèves et, lorsque la loi l'exige, sur votre consentement (par exemple à l'envoi du formulaire de pré-inscription).

L'accès est strictement limité selon le rôle de chacun : un élève ne voit que son dossier, un parent ne voit que celui de ses enfants, un professeur ne voit que ses classes, et chaque service administratif (pédagogie, comptabilité, ressources humaines, hôtel) n'accède qu'aux informations dont il a besoin. Les salles des Espaces École et Hôtel sont cloisonnées par filière et par service.

Nous faisons appel à des prestataires techniques, tenus à la confidentialité, qui n'utilisent pas vos données pour leur propre compte :

• Supabase : base de données, authentification et stockage sécurisé des documents ;
• Vercel : hébergement du site ;
• Google : connexion avec un compte Google (si vous la choisissez) et carte de localisation de la page Contact ;
• Resend et Africa's Talking : envoi des e-mails et SMS de notification aux familles ;
• Jitsi Meet : visioconférence des cours en direct.

Vos données ne sont jamais vendues ni cédées à des fins commerciales.

Certains prestataires hébergent les données sur des serveurs situés hors du Togo (Europe ou États-Unis). Ces transferts sont encadrés par des garanties contractuelles de sécurité et de confidentialité, conformément à la réglementation togolaise.

• candidature non retenue : 1 an après la décision ;
• dossier scolaire : pendant toute la scolarité, puis archivé pour la délivrance des attestations et diplômes ;
• pièces comptables : 10 ans ;
• messages et contenus des Espaces École et Hôtel : jusqu'à la fin de l'année scolaire suivante ;
• demandes de contact et de réservation : 3 ans après le dernier échange ;
• dossier du personnel : pendant le contrat, puis selon les durées légales.

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe ne sont jamais stockés en clair, les documents sont conservés dans des espaces de stockage privés et chaque accès est contrôlé par des règles de sécurité au niveau de la base de données. Les cartes scolaires comportent un QR code qui permet seulement de vérifier leur validité.

Lorsque l'élève est mineur, la pré-inscription est faite par ou avec l'accord de ses parents ou tuteurs, qui peuvent exercer ses droits en son nom et suivre son dossier depuis leur espace parent.

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement lorsque la loi le permet, ou vous opposer à certains traitements. Une grande partie de vos informations est consultable et modifiable directement dans votre espace personnel.

Pour toute demande, écrivez à avenidahotel1994@gmail.com en précisant votre nom et votre qualité (élève, parent, candidat, client, membre du personnel). Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez aussi saisir l'Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP) du Togo.

Cette politique peut évoluer. La date de mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, les utilisateurs en sont informés dans leur espace.